Все виды премий и надбавок, выплачиваемые сотрудникам, должны быть зафиксированы в Положении о премировании. При этом, необходимо чтобы в документе нашли отражение все возможные квалификационные признаки этих выплат. Это означает, что в положении указываются календарные характеристики премий, например, месячная, квартальная, полугодовая и годовая, а также характеристики отражающие категории премируемых работников и служащих, в строгом соответствии с должностями, утверждёнными штатным расписанием организации, таким как «начальник производственного отдела», «технолог», «заместитель генерального директора по развитию» и так далее.
Кроме этого, премиальные выплаты, рекомендуется подразделить на выплачиваемые систематически, то есть те которые приурочиваются для выдачи обязательно раз в полугодие, квартал и прочее, выдаются к профессиональным праздникам либо к отпуску и тому подобное. А также на единовременные вознаграждения, которые выплачиваются за особые заслуги перед предприятием, за выполнение дополнительного объема работ, по итогам успешного завершения проекта или задания и так далее. Подобное детальное оформление Положения о премировании, необходимо для того чтобы кадровое подразделение организации и бухгалтерия имели в своём пользовании четкое руководство к действию. Это может оказаться полезным, как во время решения спорных вопросов с сотрудниками, посчитавшими, что их незаслуженно «забыли» при распределении премиальных фондов, так и в процессе обоснования правильности включения премий в расходы, если у налоговых органов возникнут какие-либо сомнения по этому поводу, в процессе проведения проверок. Кроме этого, рекомендуется каждые полгода проводить ревизию квалификационного списка выплат, зафиксированного Положением о премировании, с тем чтобы, при необходимости, вносить соответствующие коррективы.
